Автоматизация конторского труда

Напротив, автоматизация в конторе зависит главным образом от контролируемого действия самой системы по обработке офисных до-кументов, называющейся комплексной обработкой информации (КОИ). Для того чтобы повысить уровень автоматизации, необходимо прежде всего провести ряд мероприятий по совершенствованию самих систем, потому что без предварительного анализа и наведения порядка в системах и методах работы переход к автоматизации попросту привел бы к быстро прогрессирующему беспорядку и неразберихе.

Простые определения терминов, выделенных курсивом таковы: система - это «серия функций, действий или операций, ведущих к желаемому результату», в то время как метод представляет собой «дейстсия системы в её деталях». Основная цель, которая привела к созданию системы комплексной обработки информации, состояла в том, чтобы найти эффективные и дешевые средстваили метод упрощения и контроля повторяющихся канцелярских операций. Это очень похоже на использование так называемых «процедур» во многих языках программирования, когда одна и та же процедура может использоваться по ходу программы неограниченное число раз и при этом её тело написанно только один раз.

Используя наиболее краткое определение, комплексная обработка информации является средством «упрощения и ликвидации повторяющихся канцелярских операций, совершаемых вручную». Система комплексной обработки информации в отдельно взятой компании должна предназначаться для удовлетворения специ-альных нужд этой компании, которые в свою очередь определят по-требность в оборудовании или в различных комбинациях используемого оборудования.

Комплексная обработка информации в полном смысле слова является той главной идеей, которая лежит в основе понятия систем и без которой автоматизация конторского труда и применение технических средствдля обработки данных в конторе были бы невозможны.

Безусловно, комплексная обработка не представляет собой совершенство процесса автоматизации, но является очень важным шагом в достижении автоматичности. КОИ даёт логическую основу для обработки потока коммерческих данных.

Благодаря этому появляется возможность установить в офисе ПЭВМ и «нагрузить» машину выполнением этой работы.

Важным заключением является то, что комплексная обработка информации есть первый шаг к автоматизации, без использования КОИ не могло бы быть достигнуто подлинной автоматизации канцелярской работы.

Говоря попросту, в конторском труде (обработке документов, подсчету, распределению прибылей etc.) используются пов-торяющиеся операции, для которых может быть найден «общий множитель». При этом такой процесс может быть автоматизирован.

Автоматизация в конторе не является синонимом вычислительной машин или любого типа быстродействующего оборудования для обработки данных.

Вычислительная машина (ПЭВМ) представляет собой механизм или устройство, которое позволяет применить методы комплексной обработки информации в любой компании независимо от сложности и размеров её операций. §3. Новая технология обработки данных (рассматривает новые достижения в процессе обработки данных) Как было сказанно в §2, новые достижения в процессе обработки данных стали возможны лишь в результате двух огромнейших технических достижений - комплексной обработки информации и изобретению быстродействующих электронно-вычислительных машин. Эти два, на мой взгляд грандиознейших достижения, заставили ответственных руководителей (менеджеров) фирм уделять больше внимания канцелярской работе и тем расходам которые с ней связанны. Итак, комплексная обработка информации связанна как с автома-тизацией конторского труда, так и с обработкой данных с помощью ЭВМ. Попробуем дать определение зтому термину: Комплексная обработка информации представляет собой эффективный способ получения скоординированного и непрерывного потока важных данных, необходимых руководству для принятия каких-либо решений, контролю и планированию.

Другое определение, рассматри-вает комплексную обработку информации «как процедуру, с помощью которой информация может быть зафиксированна на магнитной ленте или карте с тем, чтобы она неоднократно могла воспроизводиться полностью или частично на различных машинах, пригодных для работы с лентами или картами*, на которых находится информация». Это определение очень похоже на данное в §2 определение процедуры (функции) алгоритмических языков. Это определение показывает существенное различие между КОИ и традиционными методами обработки . Это определение связанно с процессами выполнения работы, то есть с системой. Что касается первого определения, то оно представляет КОИ как идею, а не как систему.

Необходимо заметить, что этот термин является старейшим, возникшим в коммерческой терминологии до изобретения вычислительных машин, для обозначения как идеи, так и системы, основанной на этой идее.

Обработка данных с помощью ПЭВМ делает упор на один элемент, используемый для достижения целей КОИ, - реальную экономию времени и труда. Этот термин стал широко употребим лишь после того как деловой мир стал применять компьютеры, потому что нельзя вести обработку данных с помощью ЭВМ, не создав комплекс-ной системы, которая в свою очередь использует необходимое обору-дование, большинство компонентов которого является электронным Автоматизированная обработка данных и обработка данных современ-ными методами являются более широкими понятиями.

Коммерческие центры, которые оказывают услуги по обработке данных, используют: первичные данные, либо данные внесённые в какое-нибудь запоминающее устройство - это могут быть накопители на гибких или жестских магнитных дисках, ячейки в «чипах» электронной памяти (ленты, —————— * В настоящее время вместо накопителей на магнитных лентах и перфокартах, используются накопители на дисках (НМД) и (НГМД) перфокарты и барабаны из-за невысокого быстродействия, громоздс-кости, неэффективности и неспособности хранить много информации, потихоньку отживают свой век). Эти центры по-видимому используют термины автоматизированная обработка данных и обработка данных современными методами . Влияние новых достижений . Введение автоматизации в конторах в некоторых отношениях представляет собой процесс роста промышленной стандартизации с перенесением места действия из цеха в контору. В 1955, как отмечал журнал «Dun's Review», в котором были опубликованны результаты научно-технического исследования, управляю-щие конторами шли «в направлении электронной эры». При таком об-следовании эксперты обнеружили, что лишь немногие компании при-меняли эффективные методы конторской работы. Менее половины из них измеряли производительность канцелярского труда, 32% имели программу контроля методов записей и форм, 25% имели программу изучения методов работы конторы и только 4% применяли схемы последовательности операций. Но начиная с 1954 происходит резкий рост автоматизации конторс-кого труда. 200 крупных вычислительных машин и более 800 средних стали применяться в коммерческом деле. В конце 1962 года использовалось уже более 11 тысяч вычислительных машин и было заказанно еще 7 тысяч. Из сводок, опубликованных компанией «McKinsey», которая в начале 1961 года занималась исследованием по вопросам применения ЭВМ: «фактически трудно найти крупную корпорацию, которая не имеет и не пользуется по крайней мере одной электронно-вычислительной ма-шиной», и также «становится все трудней найти среднюю и мелкую корпорацию, которая не имеет хотя бы скромных собственных установок или не пользуется время от времени услугами бюро электронно-вычислительных машин». Степень автоматизации. В конторе, как и на промышленном предпри-ятии, существуют разные степени автоматизации. Среди систем по обработке данных можно выделить четыре вида, приведённые ниже: Система Степень Материалы и используемое автоматизации оборудование Ручная низшая карандаш и бумага, пишущие канцелярская машинки.

Машины, приводимые средняя клавишные, бухгалтерские в действие человеком машины, арифмометры и клавишные счетные машины.

Машины, производящие средняя перфокарта и машина, выполняющие отдельные записи одну функцию.

Машины, выполняющие высокая Электронные машины, обрабатываюмногие функции. щие данные с магнитной ленты или магнитного барабана* * В настоящее время машины, использующие магнитные ленты и барабаны не используются в конторах и оффисах ввиду низкого быстродействия при считывании и записи информации. Эти накопители постепен-но отживают свой срок, уступая место более современным накопителям (на ГМД и МД типа «винчестер»). Отношение конторского оборудования к рабочей силе и производитель-ность этого оборудования есть показатель степени автоматизации.

Электронно-вычислительные машины были созданны для того чтобы минимизировать ручной труд.

Минимальное количество ручного трудавот одна из главных особенностей применения ЭВМ. Но все-таки маши-на есть машина, и она не может обрабатывать «сырую информацию», в неизвесном формате.

Поэтому если компания планирует покупку и ус-тановку вычислительной техники, то ответственный руководитель должен прежде всего определить зачем нужна эта машина - предварительно спланировать вид задач, который будет решаться на на этом компьютере.